تتبع شهادات أنظمة الإدارة عادةً دورة من ثلاث سنوات، مع تدقيق مراقبة بين المنح وإعادة المنح. اعتمد على التواريخ الواردة في شهادتك والبرنامج المتفق عليه مع مصدرها. ويتوقف استمرار الشهادة على استمرار المطابقة وقرارات الجهة المانحة؛ فهي ليست وثيقة تُشترى مرة واحدة. ابدأ من دليلنا عن تكلفة وإجراءات شهادة الأيزو في العراق، أو اطّلع على شهادة الأيزو 9001.
يجيب هذا الدليل عن الأسئلة الأربعة الأكثر تكراراً لدى الشركات الحاصلة على الشهادة في العراق: ماذا يفحص تدقيق المراقبة، وماذا تعني حالات عدم المطابقة، وكيف يتم التجديد في السنة الثالثة، وكيف تُنقل الشهادة إلى جهة مانحة أخرى. تدير عراق سيرت هذه الدورة كاملة لعملائها. تصدر الشهادات عن شريكنا AQSR المعتمد من هيئة الاعتماد UAF الموقعة على اتفاقية الاعتراف المتبادل في المنتدى الدولي للاعتماد IAF، ويمكن التحقق من الشهادات عبر IAF CertSearch. وتبقى الاستشارة منفصلة عن تدقيق منح الشهادة كما تشترط المواصفة ISO/IEC 17021-1.
ماذا يفحص تدقيق المراقبة
يفحص تدقيق المراقبة عينات من نظام الإدارة الحاصل على الشهادة، بما في ذلك التغييرات ذات الصلة والملاحظات السابقة وأدلة فاعلية الضوابط. حافظ على تحديث سجلات التدقيق الداخلي ومراجعة الإدارة والإجراءات التصحيحية. وأكّد الزيارات وأي تقييم إضافي مع الجهة المانحة بدلاً من افتراض جدول واحد لجميع البرامج.
حدّد المسؤوليات عن السجلات والإجراءات التصحيحية طوال السنة. قد يساعد دعم التحضير في تنظيم هذا العمل، لكن ترتيب السجلات والحجز المبكر لا يضمنان نتيجة إيجابية للتدقيق.
الإخفاق في التدقيق: عدم المطابقة الصغرى والكبرى
يسجل المدقق حالات عدم المطابقة، وتحدد الجهة المانحة الاستجابة المطلوبة. لا تحدد جسامة الملاحظة من مثال مختصر؛ فقد تختلف آثار السجل المفقود بحسب العملية والأدلة. احصل على الملاحظة والمهلة والأدلة المطلوبة كتابةً.
قد تؤثر الملاحظات غير المعالجة أو تفويت التدقيق المطلوب على حالة الشهادة. تقرر الجهة المانحة استمرار الشهادة أو تعليقها أو استعادتها أو تقليص نطاقها أو سحبها وفق القواعد المنطبقة. ولا يعيد الإجراء التصحيحي صلاحية الشهادة قبل تأكيد الجهة قرارها.
| الحدث | ماذا يحدث | ما الذي يجب أن تفعله |
|---|---|---|
| عدم مطابقة صغرى | تحدد الجهة المانحة الاستجابة وأي أثر على الشهادة. | قدّم الخطة والأدلة المطلوبة ضمن مهلة الجهة المانحة. |
| عدم مطابقة كبرى | تقيّم الجهة المانحة الملاحظة، وقد تعلّق الشهادة. | عالج السبب الجذري وأرسل الأدلة قبل انتهاء المهلة. |
| تفويت تدقيق المراقبة | قد يؤدي عدم استكمال المراقبة إلى التعليق أو السحب. | تواصل مع الجهة المانحة فوراً واحجز موعداً جديداً. |
| إعادة إصدار الشهادة في السنة الثالثة | يتطلب التجديد تقييماً ناجحاً وقراراً من الجهة المانحة. | اترك وقتاً للتدقيق والإجراءات التصحيحية والقرار قبل الانتهاء. |
| نقل الشهادة | تراجع الجهة المستلمة الأهلية وتؤكد المدة المتبقية من الدورة. | أكّد الحالة والاعتماد ذي الصلة والملاحظات المفتوحة. |
التجديد في السنة الثالثة: تدقيق إعادة إصدار الشهادة
خطّط لإعادة منح الشهادة قبل تاريخ انتهائها المبيّن عليها. تراجع الجهة المانحة استمرار المطابقة والأداء خلال الدورة، بما يشمل التغييرات والملاحظات غير المعالجة. فالزيارة وحدها ليست تجديداً؛ إذ يجب أيضاً استكمال المتابعة المطلوبة وقرار الشهادة.
احجز مبكراً بما يسمح بالتقييم والإجراءات التصحيحية وقرار الجهة المانحة. تستطيع عراق سيرت المساعدة في تنسيق المواعيد ضمن نطاق الدعم المتفق عليه، لكنها لا تضمن استمرار الصلاحية دون انقطاع. وإذا انتهت الشهادة، فاسأل مصدرها عن مسار الاستعادة أو إعادة التقييم المنطبق، ووضّح فترة الانقطاع بدقة لأي مشترٍ يشترط شهادة سارية.
نقل شهادتك إلى جهة مانحة أخرى
اطلب من الجهة المستلمة المقترحة مراجعة الشهادة ونطاق الاعتماد وتقارير التدقيق وتاريخ الانتهاء والملاحظات المفتوحة قبل الاتفاق على النقل. ينبغي أن تؤكد الأهلية وأي عمل إضافي والدورة التي ستُبقيها. لا تفترض أن الحجز لدى مقدم جديد ينقل الشهادة تلقائياً.
إذا لم تكن الشهادة الحالية مؤهلة لمسار النقل المعتمد المقترح، فاطلب من الجهة المستلمة تحديد التقييم اللازم. تنسّق عراق سيرت التحضير، بينما تبقى الأهلية ومنح الشهادة من مسؤولية الجهة المستلمة.